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Quelle que soit sa nature et sa taille, la réussite d’un projet repose sur une organisation structurée et méthodique. Il est impératif de suivre des étapes prédéfinies en amont pour mener à bien le projet dans son intégralité. Néanmoins, de nombreuses entreprises négligent encore trop souvent la planification de projet.
Une mauvaise gestion peut engendrer de nombreuses difficultés : le gaspillage des ressources, du retard dans l’exécution des tâches, un manque de visibilité et de KPIs, une communication déficiente, ou encore un dépassement du budget…
Nous vous détaillons, dans cet article, les 6 étapes essentielles à suivre pour organiser votre projet de manière efficace.
La planification de projet : qu’est-ce que c’est ?
La planification du projet est une phase incontournable pour assurer le succès de tout projet. Mener à bien par un chef de projet qui détient la responsabilité de sa bonne exécution, la planification englobe l’organisation de son projet dans son ensemble. Quel que soit la taille de l’entreprise et le secteur d’activité, cette phase garantit l’atteinte des objectifs et la réussite des projets.
En revanche, la planification de projet ne se limite pas à la simple énumération des tâches à réaliser. Elle implique également un pilotage et un suivi continu sur l’avancement du projet, puis, une analyse sur la qualité de la réalisation du projet. Il est nécessaire de prendre en compte les potentiels ajustements et obstacles rencontrés durant l’exécution du projet. Il faut être en mesure de s’adapter aux éventuels changements afin qu’ils n’impactent pas négativement le bon déroulement du projet.
Les 6 étapes essentielles de la planification de projet
La planification est une étape cruciale qui consiste à définir le cadre du projet. Il est important de structurer chaque projet avant de lancer sa mise en route, sans cette étape, la bonne gestion du projet s’avère compromise. Le bon déploiement d’un projet implique la mise en œuvre des 6 étapes suivantes.
Etape 1 : Définir les objectifs
Tout d’abord, il faut commencer par définir clairement les objectifs attendus par la mise en place du projet en question. Cette étape permet de mettre en avant les résultats souhaités et d’obtenir une première vue sur le projet. La définition des objectifs et des enjeux permet de fournir une direction sur l’ensemble des actions qui vont être réalisées tout au long du projet. Les objectifs doivent être clairs, réalistes et mesurables, par exemple, vous pouvez déterminer l’objectif suivant : « augmenter les ventes de 15% du produit X au cours du prochain semestre ». Ces objectifs vont servir de référence durant toute la réalisation du projet pour évaluer la progression et garantir l’alignement avec les enjeux initiaux.
Etape 2 : Identifier et attribuer les tâches & les échéances
Cette étape consiste à transformer les objectifs définis en tâches concrètes. Il est essentiel de lister l’ensemble des tâches, et ce quelle que soit leur importance. L’objectif étant de cartographier le projet dans son ensemble et de n’oublier aucune tâche afin de ne pas compromettre la réalisation globale du projet.
Une fois que les tâches sont définies, il convient de déterminer les priorités et de définir leur ordre d’exécution. Ensuite, il faut assigner les tâches aux collaborateurs concernés par le projet et leur communiquer les échéances à tenir. L’attribution des tâches s’effectue en fonction des compétences et de la disponibilité des membres de l’équipe. Afin de faciliter la communication, l’affectation des tâches & échéances peut se faire via un logiciel de gestion de projets. Travailler sur le même outil et sur la même base de données permet ainsi à chaque acteur du projet de disposer du même niveau d’informations.
Etape 3 : Déterminer le calendrier & les ressources nécessaires
Dès lors que l’affectation des tâches est réalisée, il est temps de créer le calendrier du projet en reprenant les tâches et les échéances fixées. Ce planning va représenter le projet dans son ensemble (tâches, dates d’exécution…), l’objectif étant de maximiser l’organisation et l’efficacité du projet en créant un cadre temporel clair et précis. Différentes techniques existent pour réaliser un calendrier qui illustre le projet de manière cohérente et compréhensible : logiciel de gestion de projet, diagramme de Gantt…
Par ailleurs, avant le déploiement du projet, il est important d’estimer les ressources nécessaires à la réalisation du projet. Cela comprend les trois aspects suivants :
- Ressources humaines: correspond aux collaborateurs disponibles et disposant des compétences requises pour la réalisation du projet. Il est nécessaire de définir les rôles et les responsabilités de chacun, que ce soit des acteurs internes ou externes à l’entreprise.
- Ressources financières: correspond aux budgets à allouer pour chaque tâche du projet. Il est important de les déterminer avec précision tout en tenant compte des éventuelles variations de coûts qui peuvent intervenir tout le long du projet.
- Ressources matérielles: correspond aux équipements et infrastructures nécessaires à l’exécution du projet. Cette phase est cruciale car elle permet de garantir que les outils requis seront disponibles lors de la réalisation du projet.
Cette étape est déterminante car elle permet de proposer une base réaliste en fixant la durée du projet et les ressources nécessaires pour piloter le projet efficacement.
Etape 4 : Déployer le projet
Lorsque tous les prérequis sont définis, il vient le moment de procéder au lancement du projet. Les membres concernés s’attellent ainsi à exécuter les tâches en suivant les plannings établis au préalable avec les ressources fixées. Pour maximiser l’efficacité du projet, son lancement nécessite également de mettre en place une bonne communication entre les acteurs concernés. Collaborer efficacement et se partager les informations est essentiel pour le bon déroulement du projet. Pour cela, il existe des logiciels de gestion de projets, tel que Dailybiz, qui regroupe l’ensemble des données du projet à un seul endroit afin de garantir une communication claire et transparente.
Etape 5 : Suivre l’état d’avancement du projet
Cette étape permet de s’assurer de la bonne conduite du projet en contrôlant sa progression et son alignement avec les objectifs initiaux fixés. Ce suivi permet de s’assurer que le calendrier établi est respecté et de repérer les potentiels changements survenus en prenant compte des éléments suivants :
- Visualiser le déroulement : évaluer la progression du projet en fonction des objectifs initiaux à l’aide de tableaux de bord.
- Collaborer efficacement : communiquer avec les différents acteurs sur un même outil afin d’éviter la déformation ou la perte d’informations.
- Contrôler la gestion des ressources : examiner que les ressources sont utilisées de manière optimale.
- Détecter les changements : identifier les éventuels points bloquants pour réagir rapidement en prenant les mesures nécessaires pour les atténuer.
- Observer les écarts : détecter les retards, les dépassements de coûts ou tout autre écart avec le plan d’action initial pour réaliser des ajustements.
Les chefs de projet sont en charge de superviser leurs portefeuilles de projets, ce qu’ils peuvent faire à l’aide d’un outil de gestion de projet. Ces logiciels permettent d’obtenir une vue d’ensemble sur l’état d’avancement des projets à l’aide d’une visibilité en temps réel. La centralisation des informations, fournie par un logiciel de planification de projet collaboratif, amène à une communication plus fluide et simplifiée entre les différents acteurs du projet.
Etape 6 : Facturation du projet et analyse de sa rentabilité
La facturation du projet et l’analyse de sa rentabilité sont les dernières étapes du projet. Elles consistent dans un premier temps à facturer le client en saisissant les temps et les frais sur votre logiciel. Dans un second temps, il faut évaluer les résultats et la performance du projet d’un point de vue financier. Cette étape permet d’identifier les axes d’amélioration à suivre pour les prochains projets et de déterminer la qualité du projet.
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