La conduite de projet, ou gestion de projet, englobe l’ensemble des processus & méthodes utilisés pour organiser, coordonner et superviser la réalisation d’un projet. Elle consiste à mettre en place diverses actions afin de garantir la réussite du projet en aidant les membre de l’équipe à mener à bien sa réalisation. Son objectif premier est de maximiser le succès du projet en optimisant les ressources et en minimisant les potentiels risques.
La conduite de projet offre les moyens de piloter un projet dans son ensemble; elle joue un rôle central dans la réussite de celui-ci. Elle permet de planifier, exécuter et contrôler l’efficacité de l’implémentation & de la réalisation de vos projets. La conduite de projet englobe une série d’activités complexes visant à gérer un projet avec succès, en tenant compte de la faisabilité, des risques potentiels et des livrables attendus.
Comment organiser la conduite de projet ?
Le pilotage de projet représente un aspect fondamental pour le management de projet, impliquant la coordination de différentes phases. La conduite de projets repose sur 4 principales étapes qui garantissent une gestion optimale du projet de A à Z :
Planification & Organisation :
Cette phase consiste à définir les objectifs, identifier les ressources nécessaires, déterminer les tâches à effectuer suivant un calendrier précis, procéder à l’attribution des tâches etc. La rédaction d’un cahier des charges peut également être envisagée pour identifier au mieux les attentes et structurer l’organisation du projet.
Exécution :
Une fois que le projet est planifié, il convient de commencer la phase d’exécution en commençant la réalisation des tâches préalablement définies selon le planning fixé. Pendant cette phase, la communication entre les acteurs concernés par le projet doit être irréprochable afin de garantir la réussite du projet et d’atteindre les objectifs fixés.
Suivi :
Durant cette phase, il est crucial de garder un œil sur l’avancement du projet et d’identifier les potentiels obstacles à sa bonne progression. Cette étape permet de s’assurer que les objectifs vont pouvoir être atteints dans les délais impartis et avec les ressources prévues.
Clôture :
Cette phase marque la fin du projet. À ce stade, il est essentiel de contrôler que la réalisation du projet répond aux attentes énoncées par le client.
Quel outil utiliser pour gérer ses projets ?
Au sein des grandes entreprises, un chef de projet est généralement désigné pour coordonner le projet dans sa globalité. Dans ce contexte, le manager de projet joue un rôle crucial dans la conduite de projets en supervisant les différentes phases du projet et en engageant l’ensemble des parties-prenantes. Néanmoins, dans le cas des TPE ou PME, les ressources disponibles ne permettent pas forcément d’embaucher des personnes dédiées uniquement à la gestion de projet. C’est pourquoi, il existe des outils qui vous aident à piloter vos projets, et ce, à des coûts raisonnables. L’utilisation de logiciels de gestion de projets s’avère particulièrement avantageuse pour ce type d’entreprise.
Ces outils de gestion permettent de ne plus avoir à jongler entre plusieurs outils (Excel, dossiers papiers, outils digitaux variés etc.) ; toutes les informations sur le projet sont centralisées à un seul endroit, simplifiant ainsi la gestion et la consultation de ces données. Cette centralisation facilite la planification, la répartition des tâches, le suivi et la collaboration entre les différents acteurs liés au projet.
Parfaitement adaptés aux petites et moyennes entreprises, ces logiciels permettent d’améliorer la visibilité des projets afin d’être plus réactif et flexible en cas de potentiels changements. Un logiciel de gestion de projet offre ainsi une alternative aux TPE & PME qui cherche à maximiser l’efficacité de leur projet sans pour autant avoir recours à des ressources internes dédiées. Un logiciel de gestion contribue à renforcer la réussite des projets en offrant de nombreux avantages :
- Planification du projet : permet de planifier tous vos projets, du début à la fin, à un seul endroit pour plus d’efficacité. L’ensemble des tâches peuvent être organisées et suivies depuis une seule interface, simplifiant ainsi l’organisation et la coordination.
- Communication simplifiée : dans certains cas, de nombreux acteurs peuvent être impliqués dans la gestion du projet, ce qui nécessite de cadrer le projet pour collaborer efficacement. Un logiciel de gestion de projet favorise la communication entre les acteurs du projet en question en collaborant ensemble sur un seul et même outil via des tableaux de bord. Ces outils leur permettent de disposer du même niveau d’informations et de maintenir facilement les membres du projet concernés pour éviter les conflits dû à un manque de communication.
- Gestion des ressources : permet une visualisation claire des ressources nécessaires pour mener à bien le projet. Un logiciel de gestion de projet permet de piloter l’ensemble des ressources financières, humaines et matérielles à un seul endroit pour les utiliser de manière optimale. Il aide à identifier facilement les membres et les ressources disponibles que vous pouvez allouer à un projet.
- Suivi et gestion du projet : permet de faciliter la progression du projet. Il permet de détecter facilement les potentiels obstacles pour réagir rapidement pour ne pas avoir d’impacts négatifs sur la réussite du projet. Le déroulement du projet du projet peut être visualisé en un coup d’œil sur un tableau de bord dédié, permettant une coordination fluide pour ne rien manquer. Le suivi du projet doit également prendre en compte la gestion des risques afin de s’adapter aux changements. En intégrant la gestion des risques du projet dès le début, le project management devient une démarche proactive, réduisant les impacts des aléas potentiels.
- Gain de temps : les tâches répétitives et chronophages peuvent être automatisées grâce à des workflows intégrés dans le logiciel. Cela stimule la productivité de l’équipe en libérant du temps précieux pour se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
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